Hướng dẫn cơ bản cài đặt Máy Chấm Công

Khi mua hay lắp đặt máy chấm công, bạn cần tìm hiểu hướng dẫn cài đặt máy chấm công vân tay để bắt đầu vận hành máy chấm công một cách nhanh chóng. Lưu ý: mỗi máy chấm công có driver khác nhau, cần chọn đúng driver để tránh tình trạng bị khoá máy.

1. Giới thiệu về máy chấm công vân tay

Giới thiệu về máy chấm công vân tay

Máy chấm công vân tay phương thức chấm công dựa trên công nghệ sinh trắc học vân tay. Máy chấm công sẽ so sánh và đánh giá các dấu hiệu riêng biệt trên vân tay để xác định danh tính.
Sản phẩm máy chấm công vân tay thường được sử dụng tại các cửa hàng nhỏ, doanh nghiệp… Bởi nhiều tính năng vượt trội và giá thành hợp lý.

Trước khi bắt đầu cài đặt máy chấm công vân tay, đặc biệt người dùng phải chuẩn bị lắp đặt máy chấm công một cách hoàn thiện. Trang bị đầy đủ máy chấm công và các thiết bị liên quan như dây mạng, kìm, vít, dây nguồn… Đặc biệt, đảm bảo hệ thống mạng hoạt động tốt và dư cổng mạng để cắm dây mạng. Nên chọn những nơi khô thoáng để lắp đặt.

2.1. Xác định vị trí lắp đặt

Chọn vị trí lắp đặt phù hợp. Vị trí tốt nhất nên gần cửa ra vào đảm bảo dễ nhìn và dễ nhắc nhở nhân viên chấm vân tay.

2.2. Kiểm tra thiết bị

Kiểm tra tất cả các thiết bị có bên trong hộp máy chấm công. Đảm bảo có đầy đủ các thiết bị.

2.3. Lắp đặt máy chấm công

Lắp chân đế của máy chấm công và cố định bằng các ốc được cho sẵn.
Nối mạng LAN từ máy chấm công về bộ phận mạng LAN có tại văn phòng. Bấm hai đầu dây RJ45 và cắm Adapter cung cấp nguồn điện cho máy chấm công.

3. Bắt đầu cài đặt máy chấm công vân tay

Sau khi lắp đặt xong, muốn sử dụng được người dùng cần cài đặt máy chấm công vân tay để máy có thể vận hành. Hướng dẫn cài đặt máy chấm công vân tay gồm các bước:

3.1. Chuẩn bị phần mềm

• Bước 1: Truy cập vào trang web chính của nhà phát triển mềm và tìm kiếm phiên bản phù hợp với hệ điều hành của bạn. Bạn có thể chọn Mac OS, Windows, Android hoặc Linux.
• Bước 2: Nhấn vào nút “ Tải xuống” và chờ quá trình tải hoàn tất. Lưu ý, kích thước tệp có thể khác nhau tùy vào phiên bản bạn chọn.
• Bước 3: Sau khi tải xuống, mở tệp tin vừa tải xuống và chạy trình cài đặt. Theo dõi các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt.
• Bước 4: Sau khi hoàn tất cài đặt, khởi động phần mềm và đăng nhập tài khoản của bạn. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký một tài khoản miễn phí.
• Bước 5: Kết nối máy chấm công vân tay với máy tính của bạn bằng cáp USB hoặc Bluetooth. Phần mềm sẽ tự động nhận diện và đồng bộ dữ liệu vân tay của nhân viên với máy tính.
• Bước 6: Bạn có thể xem, chỉnh sửa và xuất báo cáo thời gian làm việc của nhân viên trên phần mềm. Bạn có thể thiết lập các chính sách và quy tắc về chấm công như giờ ra vào, phép năm, nghỉ lễ…

3.2. Kết nối máy chấm công vân tay

• Cách 1: Kết nối máy chấm công vân tay với máy tính qua cổng USB. Đây là cách đơn giản và phổ biến nhất, chỉ cần sử dụng cáp USB là có thể kết nối máy chấm công vân tay với máy tính. Tiếp theo, bạn cài đặt phần mềm quản lý máy chấm công trên máy tính và nhập thông tin nhân viên vào phần mềm. Khi nhân viên quét vân tay, máy chấm công vân tay sẽ gửi dữ liệu về máy tính và phần mềm sẽ hiển thị thời gian ra vào của nhân viên.
• Cách 2: Kết nối máy chấm công vân tay với máy tính thông qua cổng mạng LAN. Đây là cách tiện lợi khi bạn muốn truy cập dữ liệu từ xa hoặc muốn kết nối nhiều máy chấm công với một máy tính. Bạn cần một bộ định tuyến (router) để tạo mạng LAN và kết nối máy chấm công với bộ định tuyến bằng cáp mạng. Tiếp theo, bạn cài đặt phần mềm quản lý máy chấm công trên máy tính và nhập thông tin nhân viên vào phần mềm. Bạn nên thiết lập địa chỉ IP cho từng máy chấm công để phần mềm có thể nhận diện được. Khi nhân viên quét vân tay, máy chấm công sẽ gửi dữ liệu qua mạng LAN về máy tính và phần mềm sẽ hiển thị thời gian ra vào của nhân viên.

3.3. Thiết lập thông số cơ bản

Để sử dụng máy chấm công vân tay hiệu quả, bạn cần thiết lập các thông số cơ bản như: tên nhân viên, ngày giờ và các thiết lập khác trên máy. Sau đây là những bước thực hiện:

• Bật máy và nhập mật khẩu quản trị (Mặc định là 123456).
• Nhấn phím Menu để vào giao diện quản lý.
• Chọn mục Hệ thống để thiết lập định dạng thời gian, ngày giờ, ngôn ngữ, âm thanh, động sáng màn hình và một số thông số khác.
• Chọn mục Người dùng để xóa, sửa, thêm hoặc tìm kiếm thông tin nhân viên. Bạn cần nhập mã nhân viên, phòng ban, tên, chức vụ và dấu vân tay cho mỗi nhân viên.
• Chọn mục Cài đặt để thiết lập chế độ chấm công ( bằng thẻ, vân tay hoặc mật khẩu), thời gian nghỉ giữa ca, thời gian làm việc, thời gian chuyển ca và các thiết lập liên quan đến tính công và lương.
• Sau khi hoàn thành các thiết lập, nhấn phím ESC để thoát khỏi giao diện quản lý và bắt đầu sử dụng máy chấm công vân tay.

Để sử dụng máy chấm công vân tay bạn cần phải đăng ký dấu vân tay của từng nhân viên vào máy. Sau đây là các bước thực hiện:

• Bật máy chấm công vân tay và đợi đến khi màn hình hiển thị “ Chào mừng”.
• Nhấn phím “ Menu” và nhập mật khẩu quản trị (Mặc định 123456).
• Chọn “Đăng ký nhân viên” và nhập mã số nhân viên (Tối đa 8 ký tự).
• Chọn “Đăng ký vân tay” và đặt ngón tay nhân viên lên cảm biến vân tay. Máy sẽ bắt đầu quét và lưu dấu vân tay của nhân viên.
• Lặp lại bước trên với ba ngón tay khác của nhân viên (tuỳ chọn).
• Nhấn phím “OK” để hoàn tất thao tác đăng ký vân tay cho nhân viên.
• Lặp lại các bước trên với những nhân viên khác cần đăng ký vân tay.
• Sau khi đã đăng ký vân tay cho tất cả nhân viên, bạn có thể sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách tiện lợi và chính xác.

3.5. Kiểm tra và hoàn thiện cài đặt

Để kiểm tra hoạt động của máy chấm công vân tay bạn cần thực hiện các bước sau đây:

• Bật máy và đợi đến khi nó khởi động xong.
• Chạm vân tay của bạn vào cảm biến vân tay trên màn hình máy. Nếu máy nhận dạng được vân tay của bạn, nó sẽ hiển thị thời gian chấm công và thông tin nhân viên. Nếu không nhận dạng được, nó sẽ báo lỗi và yêu cầu bạn thử lại.
• Kiểm tra xem máy chấm công có kết nối được với máy tính hay không bằng cách vào phần mềm quản lý chấm công trên máy tính. Nếu máy tính nhận được dữ liệu từ máy chấm công, nó sẽ hiển thị danh sách nhân viên và thời gian chấm công. Ngược lại, nếu không bạn cần kiểm tra lại cáp kết nối hoặc cài đặt lại phần mềm.
• Để điều chỉnh các thiết lập khác của máy chấm công bạn cần nhập mật khẩu quản trị viên trên màn hình của máy. Sau đó, bạn có thể thay đổi các thiết lập như âm thanh, ngôn ngữ, độ sáng, thời gian, ngày tháng, phương pháp xác thực, số lượng vân tay tối đa, cách tính giờ làm việc, cách xuất dữ liệu và nhiều thiết lập khác.